برنامه ریزی منابع سازمانی یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک فرآیند یکپارچه، با سرعت و دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.ERP به مشاغل اجازه می دهد تا مدیریت عملیات خود را بهبود بخشیده و در عین حال اطلاعات مورد نیاز کاربران را برای تصمیم گیری سریع تر و آگاه تر به آنها ارائه دهند.
دلایل زیادی برای سرمایه گذاری روی یک نرم افزار مناسب ERP وجود دارد. کاهش هزینه ها بزرگ ترین انگیزه ی بسیاری از شرکتها برای استفاده از سیستم ERP است.به عنوان مثال یک مطالعه نشان می دهد که به طور متوسط ERP می تواند هزینه های عملیاتی کل را 23% و هزینه های اداری را 22% کاهش دهد. (این درصدها در کشورما به دلیل غیر سیستماتیک و غیر استاندارد بودن عملیات بسیار بیشتر است و در بعضی شرکتها بیش از 40% خواهد بود.) این صرفه جویی قابل توجهی در طول زمان است. در حالی که این کاهش هزینه های عملیاتی ، ممکن است یک عامل محرک برای بررسی خرید ERP باشد ولی برنامه ی با کیفیت ERP می تواند دستاوردهای بسیار بیشتراز صرفه جویی در هزینه برای سازمانها داشته باشد. در ادامه عواملی که به سبب استفاده از ERP باعث کاهش هزینه های کسب و کار تان می شود ذکر می گردد:
ERPها برای استفاده آسان سیستم هایی طراحی شده اند که فرآیندهای تجاری را یکپارچه، استاندارد و اتوماسیون می کنند. از خدمات مشتری، حسابداری، موجودی و مدیریت زنجیره تامین، صورتحساب و پرداخت و همه روابط بین آنها. ERPها به حذف فرآیندهای تکراری و صرفه جویی در وقت کمک می کنند. آن روزها گذشته است که با گذشت زمان ، یک فرآیند منحصر به فرد توسط کارکنان مختلف تغییر و اصلاح می شود تا جایی که دیگر شبیه به مقصود اولیه خود نیست و در آن یک یا دو کارمند اصلی کلیدهای دانش را در دست دارند . یک ERP خوب طراحی شده ، عملکردهای تجاری شما را متمرکز کرده و عملیات روزانه به موقع و کارآمد را ارتقا داده و باعث صرفه جویی بسیار در زمان انجام کارها و فرایندها می گردد. توجه داشته باشید زمان، پول است.
روشهای سنتی برای مدیریت عملیات تجاری اغلب منجر به انجام عملیات پیچیده، ورود مجدد داده ها و صرف وقت برای یافتن اطلاعات و ارتباط آنها با یکدیگر برای کاربران می شود. برخی از شرکتها حتی از سیستمهای بایگانی کاغذی استفاده می کنند که هیچ نوع گردش کار دیجیتالی به غیر از صفحات گسترده مانند EXCEL ندارند. نرم افزار ERP با ایجاد یک سیستم کارآمد که اطلاعات مناسب را به هم پیوند داده و بسیاری از فرایندها را خودکار می کند، باعث صرفه جویی در وقت و افزایش بهره وری می شود .
3- افزایش کارایی
ERP فرآیندهای اصلی کسب و کار را ادغام، نیاز سیستم های متفاوت در بخش ها و مکان های جغرافیایی را حذف و در عوض این عملکردها را در یک سیستم واحد تحت وب متمرکز و ادغام می کند. هدف ساده سازی فرآیندها و بهبود تبادل اطلاعات در کل یک سازمان است چه سازمانهای بزرگ و چه کوچک . در اصل، این بدان معناست که می توان با استفاده از زمان ، منابع و افراد کمتر، کارهای بیشتری انجام داد. در نهایت، این هزینه های عملیاتی کمتری را به دنبال دارد و کسب و کار تان را در مسیر رشد قرار می دهد.
4- مدیریت زنجیره تامین و موجودیها
ERP ابزار برجسته ای برای نظارت، کنترل و مدیریت موجودی ها است. موجودی های مواد اولیه، بسته بندی، محصول، ضایعات و ... شرکت های تولیدی و توزیعی در زمینه پذیرش ERP پیشرو هستند، اما صرف نظر از نوع کسب و کار، شما می توانید از کارایی ERP بهره مند شوید. یک راه این است که نگاه جامع تری به زنجیره تامین خود داشته باشید و درک بهتری از محدوده موجودی خود داشته باشید. یک ERPمی تواند به بینش در مورد سفارش، به اندازه بودن موجودی انبارها یا بازبینی نیازهای عرضه کمک کند و موجودی محصول شما را با نیازهای فعلی و آینده مشتریان هماهنگ کند. ERPبا کیفیت می تواند به شما کمک کند تا کمبود محصول را کاهش دهید، شکاف زنجیره تامین را به طور فعال برطرف کنید و بودجه بهتری را برای تامین موجودی تهیه کنید، در حالی که هزینه ها و خریدهای غیرضروری برای اقلامی را که ممکن است در انبارها (در نتیجه استفاده نشدن) باقی بمانند ، کاهش دهید.
ERP ها به شما کمک می کنند هزینه ها و خریدها را در طول زمان بهتر تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید نیازهای موجودی خود را با دقت بیشتری تعیین کنید، از جمله ردیابی محصول ، تجزیه و تحلیل ضایعات، ارزیابی خسارت و ارزیابی محصولاتی که دیگر برای نیازهای فعلی کسب و کار شما ضروری نیستند. در ضمن مدیریت گردش نقدینگی بهتری را داشته باشید.
5- هزینه های فن آوری اطلاعات کمتر
پیشتر اشاره کردیم که چگونه ERPها به تمرکز فرآیندهای تجاری کمک می کنند. یک عامل صرفه جویی در زمان و هزینه مربوط به هزینه های فناوری اطلاعات است. با سیستم های متفاوت، تیم های IT باید زمان و منابع زیادی را برای هزینه های نگهداری، زمان نگهداری و هزینه های مستقیم یا غیرمستقیم نیروی کار شامل خرید نرم افزار جدید، به روز رسانی سیستم های موجود، پیگیری تمدید مجوزهای نرم افزاری مختلف و آموزش سرمایه گذاری کنند. این رویکردهای قدیمی به سیستم های تجاری اغلب گزینه مقیاس پذیری را نادیده می گیرند، به ویژه در مورد زمان و هزینه. ERPها نیاز به داشتن برنامه های مختلف برای عملکردهای مختلف واحدها را برطرف می کنند، که اغلب پیچیده و پرهزینه هستند. هرچه یک سازمان بزرگتر باشد ERPها به کاهش هزینه های اضافی برای سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری کمک می کنند و نیازی به اختلالات معمول گردش کار در هنگام بروزرسانی، ارتباط یا تعویض این سیستم ها ندارد.
6- پیش بینی پذیری و آینده نگری
تجزیه و تحلیل داده ها و تصمیم گیری صحیح و به موقع در یک سیستم متمرکز بهترین پیش نیاز برای پیش بینی موفقیت است. این امر برای مثال در مورد زمان تحویل یا برنامه ریزی سفارش ها ولجستیک، که در آن منابع می توانند به طور موثرتری استفاده شوند، صدق می کند. به جای محاسبات پیچیده Excel ، سیستم های ERP به شما امکان می دهد محاسبات ثابتی را انجام دهید که شما را در کنترل شرایط خرید و فروش دقیق، مقررات، تخفیف ها و سایر عوامل مهم برای تجارت کمک نماید. یک اثر جانبی مهم: شما می توانید مشکلات را قبل از وقوع شناسایی کنید.هرچه سیستم ERP تناسب بهتری با شرکت شما داشته باشد، از فرصتهای کاهش هزینه، سود بیشتری خواهید برد.
7- افزایش خدمات به مشتریان
مشتریان انتظارات زیادی از خدمات شرکتها دارند، بنابراین اگر نتوانید به وعده های خود عمل کنید آنها به جای دیگری خواهند رفت. به عبارت دیگر، آنها به رقبای شما روی می آورند. وجود چنین سیستم مدیریتی کارآمد برای افزایش خدمات به مشتریان ایده آل است. تدوین مقیاس های زمانی دقیق و برنامه های زمان بندی، منجر به تحویل به موقع کالا و رضایت مشتری شده همچنین اعتبار کسب و کار شما را افزایش داده و سفارشات بعدی را تضمین می کند.
از آنجا که تمام اطلاعات مشتریان درERP متمرکز است، تیم فروش قادر خواهد بود بر ایجاد، حفظ و توسعه روابط با مشتریان تمرکز کند. خدمات با کیفیت، رضایت مشتری را افزایش داده و به این ترتیب به مشتریان بیشتری خدمات داده شده و به رشد شرکت کمک می کند.
8- شفافیت ( وسعت دید )
استفاده از ERP دسترسی سریع به هر فرآیند مهم را امکان پذیر می کند، زیرا داده های موجود در هر بخش را برای همه در دسترس قرار می دهد. دسترسی به تمام اطلاعات مهم در یک سیستم متمرکز، راه را برای افزایش همکاری و انجام کارهای ساده تر هموار می کند. ERP اجازه می دهد تا فرایندهای بین دپارتمانی به راحتی با حداکثرکارایی ردیابی شوند و عملیات اجرایی را درهر مرحله بتوانید پیگیری نمائید.
همچنین، اینجا مهم است که به این نکته اشاره کنیم که ERPهای خوب به شما امکان می دهد به تجزیه و تحلیل و داشبوردی دسترسی داشته باشید که به شما در نظارت بر روندها و گردش کار کمک می کند و شما را قادر می سازد تا در مورد بهبود تیم ها، بازخورد متفکرانه ای داشته باشید و در عین حال سهامداران کلیدی را در جریان قرار دهید.
9- مدیریت بهینه کارکنان
یکی از راههای اصلی کاهش هزینه و شغل های غیر ضروری، اتوماسیون و استفاده بهتر از کارکنان است. کارکنان کارآمدتر و فرایندهای بهتر یک ابزار کاهش هزینه قوی هستند ERP.نقش مهمی در استفاده بهتر از کارکنان دارد اما به عنوان پایه ای برای عملیات مکانیزه و اتوماتیک عمل می کند. درERP خودکارسازی فرایندهای کلیدی و بهبود استفاده از کارکنان بسیار آسانتر و کاملتر خواهد بود. بدون وجود نرم افزار سازمانیERP، اطلاعات کارکنان در چندین سیستم قرار دارد و ارتباط بین نیازهای تولید و فروش، زمان بندی و تقاضا در بهترین حالت دچار وقفه و نقص است.با این حال، وقتی همه داده های شرکت در یک سیستم متمرکز و واحد قرار می گیرند ، شرکتها می توانند با مطابقت تعداد کارکنان با نیازهای عملیاتی، استفاده از کارکنان را بهینه کرده و برنامه ریزی دقیق تری داشته باشند. تجزیه و تحلیل فرایندها همچنین می تواند نقاطی را برای کاهش کارکنان یا استفاده بهتر از آنها مشخص کند. این بهینه سازی کارکنان می تواند تأثیر قابل توجهی برکاهش هزینه ها داشته باشد.
10- بهبود ارتباط و تبادل داده
پس از اجرای موفقیت آمیز ERP، اکثر سازمانها تبادل آسانتری از اطلاعات تجاری را تجربه می کنند که با جریان ساده تری از دانش، اطلاعات و داده ها در واحدها و کل سازمان تسهیل می شود. این بدان معناست که معاملات تجاری در سراسر سازمان برای ذینفعان اصلی در زمان واقعی وبه لحظه قابل مشاهده است.
از آنجا که اتوماسیون به کاهش خطاها و حذف عوامل ناشی از فرایندهای مبتنی بر افراد کمک می کند، ERPها به بهبود تبادل اطلاعات با دقت بیشتر کمک می کنند، که به نوبه خود به تصمیم گیرندگان می توانند تصمیمات تجاری بهتر وصحیح ترو به موقع تری اتخاذ کند. با آسان تر شدن تبادل اطلاعات و بهبود ارتباطات سازمانی کارکنان شادتر می شوند و روحیه و نتایج بهره وری را تقویت می کنند.
و در انتها: ERP ارزش سرمایه گذاری دارد.
به طور متوسط، کسب و کارهای کوچک یا متوسط (SMC) حدود 11 ماه پس از شروع به کار و اجرای موفقERP مزایای کامل استفاده از ERP را تجربه می کنند. برای مشاغل بزرگتر کمی سریعتر است، اغلب حدود هفت ماه.
وقتی نوبت به مدیریت تغییر فرایندهای تجاری می رسد، این می تواند یک چرخش سریع و کمی سخت به نظر برسد، اما برای سازمان هایی که با موفقیت ERP را پیاده سازی می کنند، کارآیی کلی عملیات، بهبود خدمات به مشتریان، فرصت های رشد، کارکنان شادتر و کاهش هزینه های عملیاتی بسیار با ارزش است.
منبع: